Gestione del compito

Anche questo mese hai avuto difficoltà nel portare a termine i tuoi compiti: non sei riuscito a rispettare tutte le scadenze, hai lavorato spesso di fretta e hai commesso diverse imprecisioni.

A peggiorare la situazione, il fatto di dover controllare costantemente l’operato dei tuoi collaboratori: ti sembra quasi che non riescano a fare ciò che devono senza il tuo intervento.

Ormai questa tua situazione si protrae da tempo.

E se avessi un problema di gestione del compito?

L’importanza della gestione del compito

La gestione del compito (o task management) riguarda la capacità di identificare e gestire le risorse a disposizione e di saper organizzare il proprio lavoro e quello dei collaboratori per conseguire efficacemente gli obiettivi proposti.

Per riuscirci, è fondamentale che vi sia una divisione dei compiti tra i membri del team chiara e coerente con gli obiettivi della squadra e con le potenzialità di ciascuno. Solo in questo modo le persone coinvolte si sentiranno motivate. Tuttavia, la capacità di gestione del compito, sia a livello individuale che di team, è influenzata da molti fattori, tra cui la capacità di delegare e di fidarsi dei propri collaboratori.

Il micro-managing

Il “micromanaging” è uno dei motivi di lamentela più frequenti tra dipendenti e collaboratori. Di cosa si tratta? Della costante presenza del capo su ogni compito. 

Pensa a un responsabile che:

• fatica enormemente a delegare compiti e responsabilità;
• quando riesce a delegare, si sente costretto a monitorare costantemente il lavoro (e senza un reale motivo);
• interviene su ogni piccola difficoltà del collaboratore, impedendogli di gestire autonomamente i propri errori;
• non si rilassa fino a quando non ha controllato per l’ennesima volta l’ultima mail, la presentazione o  l’intero progetto.

Se ti ritrovi in questi 4 punti, non disperare: una delle soluzioni possibili per un’efficace gestione del compito è la fiducia.

Devi imparare ad avere fiducia nei tuoi collaboratori. Star loro col fiato sul collo ti dà la sensazione di maggiore controllo, di ridurre gli errori, ma impedisci loro di apprendere per prove ed errori e, dunque, di crescere. Col tempo, si sentiranno sempre meno motivati e sempre più frustrati.

Gestione del compito e produttività dei collaboratori

Gestire un team di lavoro include molteplici attività: dal guidare il gruppo verso obiettivi comuni, alla gestione dei conflitti, passando per la motivazione e la produttività.

Quest’ultima non si limita solo alla quantità di lavoro che ogni collaboratore deve portare a termine, ma anche alla sua qualità.

Tuttavia, avere a che fare con collaboratori che eseguono i propri compiti in modo sciatto, distratto o pigro non è un’eventualità così rara. E questo genere di comportamento ha delle conseguenze negative:

• rallentamenti nelle consegne
• maggior carico di lavoro per gli altri collaboratori che devono rimediare alle mancanze del dipendente pigro
• tensioni, conflitti, clima di lavoro pesante
• mancato raggiungimento degli obiettivi della squadra e, di conseguenza, dell’azienda
• danni alla carriera dei singoli e all’immagine della squadra
• rischi per la salute o la sicurezza di tutti

Se gestisci un team, devi assolutamente affrontare la situazione per impedire che essa possa compromettere te e la tua squadra. Ma come fare?

Qual’è la differenza tra una performance scadente e un collaboratore pigro?

Nel primo caso, può trattarsi di un evento sporadico o limitato a una sola area. Per esempio, immagina un venditore bravissimo ad acquisire nuovi clienti e a concludere vendite che, però, scrive rapporti carenti e pieni di errori. La sua pigrizia riguarda una piccola – seppur importante – parte del suo lavoro.

Nel secondo caso, invece, gli scarsi risultati sono costanti e riguardano tutti gli aspetti del ruolo, da quelli operativi e specifici, a quelli organizzativi. È un atteggiamento di noncuranza generale.

Le due situazioni presentano gravità diverse e richiedono approcci diversi. In ogni caso, è necessario prima di tutto scoprire le cause: mancano le condizioni di lavoro adeguate, oppure gli strumenti? C’è una carenza di competenze? È un problema di gestione del tempo o di scarsa motivazione?

La risposta può essere molteplice. In ogni caso, vale la pena non soffermarsi esclusivamente sugli aspetti più superficiali, ma indagare a fondo. Così, ad esempio, potresti scoprire che quel collaboratore che ha scarse performance a causa di un’apparente mancanza di competenze ha invece difficoltà a reperire o trasmettere efficacemente le informazioni ai propri colleghi a causa di rapporti tesi. Ecco che in un caso simile investire sulla formazione del collaboratore risulterebbe inutile, mentre cercare di migliorare il clima e la collaborazione all’interno dell’ufficio potrebbe essere la soluzione ideale. 

Sviluppare la capacità di gestione del compito

Ti rendi conto che la tua produttività non è eccellente e che fai fatica a gestire con successo i tuoi compiti? Ecco alcune indicazioni per migliorare le tue abilità di gestione del compito.

• Fai una cosa per volta: abbiamo sviluppato la convinzione che essere multitasking, quindi dotati della capacità di eseguire più compiti contemporaneamente, sia segno di produttività e di efficacia. Ma siamo sicuri che il risultato finale sia di qualità? Le neuroscienze dimostrano che, anche se siamo convinti di lavorare parallelamente su più cose in modo efficace, di fatto ci concentriamo sempre su uno stimolo alla volta. La multifunzionalità, quindi, seppure molto apprezzata nella società odierna, rischia di aumentare la possibilità di commettere errori e di svolgere le diverse attività in modo superficiale.
• Rimuovi le distrazioni: spegni alert e notifiche e se ti è possibile metti lo smartphone in modalità offline. Stimoli come questi hanno l’effetto di distogliere le tue risorse attentive dal compito principale: focalizzarti su ciò che stavi facendo richiede energia e questo passaggio, soprattutto se ripetuto, rischia di sovraccaricare l’attività del tuo cervello, aumentando sia il tuo livello di stanchezza sia la probabilità di commettere errori.
• Serviti di liste: avere una lista  delle attività da svolgere ti permette una gestione ottimale dei compiti in funzione degli obiettivi che ti sei preposto. Scrivere significa mettere nero su bianco tutto ciò che devi affrontare: questo facilita l’organizzazione delle varie attività nel corso della giornata o della settimana e ti aiuta a non scordare nulla di importante.
• Abbandona il perfezionismo: errori e vulnerabilità non piacciono, ma fanno parte di noi. Accettali, metti in conto che ti capiterà di sbagliare o di essere in torto. Fai tesoro dell’esperienza e prosegui. Del resto, procedere per tentativi ed errori è un ottimo modo per crescere.

Aumentare la produttività sviluppando le Non-Technical Skills

Queste situazioni possono essere risolte? Certamente!

Per farlo, hai bisogno di potenziare diverse abilità che riguardano la sfera personale e interpersonale.

Per esempio, hai bisogno di sviluppare una comunicazione efficace basata sull’empatia, l’ascolto attivo e l’assertività. Ma devi anche diventare bravo nella gestione dei conflitti per individuare e risolvere tensioni all’interno del team. E’ anche importante che tu sappia motivare e guidare le persone rafforzando la tua leadership. Soprattutto, hai bisogno di abbandonare il micro-management lavorando su te stesso.

Insomma, la capacità di gestione dei compiti, sia individuale che di gruppo, la tua personale o quella altrui, risente di molti fattori che operano a livelli diversi e nello stesso momento.

Noi di Lyceum lo sappiamo bene. Per questo ci affidiamo alla ricerca in ambito Behavioural Economics e alle metodologie evidence-based per mettere ordine, individuare elementi su cui intervenire ed evidenziare le risorse su cui far leva per ottenere un cambiamento profondo e duraturo.

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