Comunicazione efficace

Perché quando chiedi una cosa al tuo team, questa non viene realizzata come ti aspetteresti? Perché quando parli con quel collega, le tue parole sembrano cadere nel vuoto? E perché le relazioni nel gruppo sono caratterizzate da tensioni e conflitti che non riesci a dirimere?

L’importanza della comunicazione sui luoghi di lavoro

Sul luogo di lavoro capita frequentemente che le persone fatichino a collaborare, soprattutto quando queste hanno ruoli, formazione e livelli di esperienza diversi. Proprio questa diversità rende difficile capire le reciproche esigenze, in quanto ognuno sviluppa un proprio approccio alle attività da svolgere che può rivelarsi apparentemente non compatibile con quelli altrui.

Una possibile conseguenza è che un conflitto “operativo” si trasformi nel tempo in un conflitto più profondo e relazionale, molto più difficile da gestire, soprattutto quando i soggetti coinvolti prendono la vicenda sul personale.

Cosa vuol dire comunicazione efficace

Con comunicazione efficace si intende una comunicazione in grado di raggiungere l’obiettivo che ci si era proposti prima di comunicare. In altre parole, significa saper trasmettere il proprio messaggio all’interlocutore in modo che sia, allo stesso tempo, diretto e rispettoso. ‘Diretto’ perché ogni comunicazione ha uno scopo da raggiungere (cioè far capire all’altro ciò che si vuol dire) e “rispettoso” perché deve tenere conto delle esigenze sia di chi trasmette il messaggio, sia di chi lo riceve. 

Per comunicare in modo efficace, dunque, sono necessarie diverse capacità: assertività, ascolto, intelligenza emotiva, riconoscimento delle diverse fasi di un conflitto.

Perché la comunicazione sia efficace è però necessario che esista un codice interpretativo condiviso tra mittente e destinatario: solo così si possono evitare malintesi. Immagina, ad esempio, di aver dato a un collaboratore piena autonomia nella gestione di un progetto, ma di dover regolarmente rivedere quanto ha fatto per allinearlo alle tue richieste. Eppure, all’inizio hai organizzato con lui un briefing che ti sembrava chiaro e completo.

Sai benissimo che è una persona capace, allora da dove nasce il problema? Una possibile spiegazione risiede nella diversa interpretazione del termine ‘autonomia’. Per te, ‘autonomia’ significa ‘indipendenza’, ovvero arrangiarsi da solo, dall’inizio alla fine, all’interno però delle tue linee guida. Ma per il collaboratore? Forse per lui ‘autonomia’ significa ‘libertà’, quindi scegliere a piacimento come procedere, e le tue linee guida potrebbero essergli sembrate solo dei consigli, non delle condizioni.

A cosa serve la comunicazione efficace

La comunicazione efficace è una non technical skill molto importante in ambito professionale.

Del resto, chi guida gruppi di lavoro o si interfaccia quotidianamente con le persone, dovrebbe saper trasmettere e raccogliere informazioni in modo puntuale.

Quando padroneggi le tecniche di comunicazione efficace ottieni diversi benefici:

• sei in grado di esprimere meglio te stesso, le tue idee, i tuoi bisogni;
• riesci a ottenere più facilmente dagli altri (team, cliente, partner, superiori, ecc.) ciò che vuoi (collaborazione, informazioni, azioni);
• approfondisci la conoscenza delle persone con cui ti relazioni;
• puoi gestire meglio i conflitti.

Quando la comunicazione non è efficace, ne risentono tuttigli interlocutori coinvolti, ad esempio:

• si provano sensazioni sgradevoli, come delusione, disagio o rabbia
• si avverte che quanto detto, viene travisato
• ci si sente incompresi
• si fatica a comprendere l’altro

La conseguenza è che la relazione tra i due diventa difficoltosa.

Nei luoghi di lavoro questo risulta ancora più problematico: in azienda, dove le comunicazioni vertono principalmente su processi ed attività finalizzate, se la comunicazione non è efficace diventa difficoltoso riuscire a comprendersi e coordinarsi per raggiungere gli obiettivi lavorativi, aspetto che si ripercuote anche sul clima relazionale tra i collaboratori.

La prima cosa che puoi fare per favorire una comunicazione efficace, è cercare di tarare ogni aspetto della tua comunicazione al tuo interlocutore. Non solo scegliendo con cura le parole, ma anche prestando attenzione agli aspetti corporei, a contesto, al momento ed al mezzo di comunicazione.

Il pilastro di una comunicazione efficace: l’assertività

Il termine assertività deriva dal latino asserere, “affermare”. Con questo concetto si intende, in sintesi, la capacità di affermare se stessi pur nel rispetto degli altri. L’assertività consiste dunque nel saper esprimere in modo chiaro ed efficace le proprie personali esigenze od opinioni ed emozioni, pur senza offendere o aggredire l’interlocutore e mantenendo il rispetto nei suoi confronti.

Spesso, invece, le persone adottano un comportamento passivo, rinunciando ai propri bisogni anche per evitare i conflitti o, al contrario, un comportamento aggressivo, imponendo se stessi a scapito degli altri.

L’assertività implica invece il rispetto dei diritti di ognuno, sia propri che dell’altro, compreso il poter dire di no alle richieste altrui.

Dal punto di vista comunicativo l’assertività si esprime attraverso ogni nostro comportamento, da quello verbale, ovvero le parole che scegliamo, a quello non verbale, come il tono della voce, la mimica facciali o la postura.

La persona assertiva è, prima di tutto, onesta e sincera con sé stessa e con gli altri: sa ciò che vuol dire e lo esprime in modo semplice, chiaro e diretto, cioè senza troppi giri di parole e senza sentirsi in colpa, nè facendo sentire in colpa l’altro.

Non sempre è facile riuscire ad essere assertivi

Sviluppare questa capacità, però, è possibile. 

Sviluppa l’assertività ed impara a comunicare in modo efficace

Che tu sia un imprenditore, un manager, un venditore o altro, saper comunicare efficacemente fa la differenza nella tua professione e nelle tue relazioni. 

Come puoi riuscirci?

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